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文書管理規程見直しサービス

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文書管理は重要な経営意志決定の最大の武器になります。これが、私たちの理念です。長年、紙や電子ファイルなどの管理にお悩みのお客様を支援させていただいた弊社は、情報資産が如何に意志決定に重要なものかを肌で感じてきました。そして、蓄積共有された情報資産が効力を発揮できるように整備しておくことの重要性を訴え実践して参りました。

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遊休の経営資源を有効活用して電子化を進めませんか。 ■社内電子化支援サービスとは? お客様ご自身で資料の電子化を進める場合、当社で計画や現場の構築、作業従事者への教育を担当し、電子化を最後まで円滑に完了すべく支援するサービスです。 遊休の経営資源を生かしつつ、専門家のノウハウで利用できます。 ・費用のランニングコスト化で予算計上の負担の軽減化 ・経営資源のフル活用 ・ノウハウの提供により生産性向上

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文書管理を行う上でファイリングシステムは、とても適切な管理方法です。 港区役所様では、約30年前の平成元年にファイリングシステムを導入し、以降、運用されてきました。しかし、ファイリングは一度導入したからといって、そのまま永続的に続くものではありません。港区様では文書管理を継続的に適正化するため、ファイリングシステムの点検と改善に取り組んでいます。

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東京海上日動図書室様では、数年をかけて企業アーカイブ資料のマイクロフィルム化・デジタル化を進めてこられました。そして、デジタル化された資料の利用価値が高いことから利用環境構築を検討され、資料データの整備とデータベースシステムの導入、画像加工が可能な環境の構築が行われました。ここ数年間、社内外向けにこれらの企業アーカイブ資料を使った成果物が複数作成されているとのこと。製作の主体である広報部門や人事部門に対して、目的に合わせた資料の選定や史実確認等のサポートを提供しているのが図書室です。今回の利用環境構築は段階的な計画の一つ目で、次の段階では更なるアーカイブ活用と利用者ニーズをとらえた改善を計画されています。

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お客様事例:官公庁様 施設関連書類(契約書、建築図面)の文書管理コンサルティング業務(調査・設計)

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小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。

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文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

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